در راستای برنامه‌ریزی علمی و اجرایی همایش پیش‌ِ رو، جلسه‌ای با حضور سرگروه‌های زبان‌های همایش و اعضای کمیته‌های اصلی برگزار شد. این نشست با هدف بررسی روند آماده‌سازی مقالات، هماهنگی میان گروه‌های علمی و تبادل نظر پیرامون برنامه‌های همایش تشکیل شد.

در این جلسه، سرگروه‌های زبان‌های همایش شامل:

انگلیسی: سرکار خانم دکتر فرخ‌علایی
فرانسه: جناب آقای دکتر جعفری کاردگر
فارسی: جناب آقای دکتر فیروزی‌مقدم
عربی: جناب آقای دکتر شریف حسینی

همچنین با حضور سرکار خانم دکتر ظهوریان دبیر علمی، سرکار خانم دکتر زراعت‌پیشه دبیر اجرایی، سرکار خانم دکتر گنجعلی رئیس شورای سیاست‌گذاری و جناب آقای مهدیار یزدانی رئیس دبیرخانه همایش در این جلسه حضور داشتند.

در این نشست، ابتدا محورهای تخصصی و چارچوب علمی همایش در هر یک از گروه‌های زبانی مورد بررسی قرار گرفت. سرگروه‌های علمی به بیان نظرات و پیشنهادات خود پیرامون نحوه پذیرش مقالات، ارزیابی کیفی آثار و برنامه‌ریزی نشست‌های تخصصی پرداختند. همچنین درباره داوری مقالات، تشکیل کارگاه‌های علمی و انتخاب سخنرانان مدعو بحث و تبادل نظر صورت گرفت.

یکی دیگر از مباحث مطرح‌شده در جلسه، همکاری و هماهنگی میان تیم‌های علمی و اجرایی برای برگزاری مطلوب همایش بود. سرگروه‌های زبان‌های مختلف پیشنهاداتی درخصوص برگزاری پنل‌های تخصصی، زمان‌بندی ارائه مقالات و نحوه مدیریت نشست‌ها ارائه کردند. همچنین بر لزوم ایجاد ارتباط مؤثر میان پژوهشگران و شرکت‌کنندگان همایش تأکید شد.

در پایان جلسه، تصمیماتی درخصوص نحوه تعامل بیشتر سرگروه‌های علمی با دبیرخانه همایش، زمان‌بندی ارسال و داوری مقالات و فرآیند برگزاری نشست‌های تخصصی اتخاذ شد. همچنین مقرر گردید جلسات هماهنگی دیگری در روزهای آتی برگزار شود تا روند آماده‌سازی همایش به‌طور مستمر مورد بررسی قرار گیرد.

این نشست با تأکید بر اهمیت همکاری مشترک برای ارتقای کیفیت علمی و اجرایی همایش، به کار خود پایان داد.