برگزاری جلسات تعیین اقامتگاه و هتل‌های مهمانان همایش با حضور دبیر و تیم اجرایی همایش در آستانه برگزاری همایش بین المللی مسایل جاری زبان و ادبیات و زبانشناسی کاربردی ۱۴۰۴، دبیر اجرایی همایش سرکار خانم دکتر زراعت پیشه به همراه اعضای اصلی تیم اجرایی با هدف تأمین شرایط اقامتی ایده‌آل برای مهمانان و سخنرانان، بازدیدهایی از هتل نوین پلاس، پارس، و آبان و سایر محل‌های اقامت در نظر گرفته‌شده به عمل آوردند. این بازدیدها با هدف بررسی دقیق امکانات رفاهی، دسترسی‌ها و تمامی جزئیات اقامتی که می‌تواند تجربه‌ای راحت و خاطره‌انگیز را برای شرکت‌کنندگان فراهم کند، صورت گرفت. در جریان بازدید از هتل‌ها، علاوه بر بررسی امکاناتی مانند کیفیت اتاق‌ها، بهداشت و نظافت محیط، و دسترسی به خدمات رفاهی از جمله رستوران، کافی‌شاپ و سالن‌های استراحت. در این جلسه، با مدیران هتل‌ها درباره انتظارات، هماهنگی‌ها و نیازهای ویژه مهمانان همایش گفتگو صورت گرفت تا تمامی جوانب اقامت به بهترین شکل ممکن فراهم شود. در کنار امکانات داخلی، تیم اجرایی به موقعیت مکانی و دسترسی هتل‌ها به محل برگزاری همایش نیز توجه ویژه‌ای داشتند تا مهمانان بتوانند به آسانی و بدون دغدغه به محل همایش رفت‌وآمد کنند. انتخاب هتل‌ها و هماهنگی‌های لازم با مدیریت آن‌ها به نحوی انجام شده که تمامی نیازهای مهمانان برای یک اقامت بی‌دغدغه برآورده شود. تیم اجرایی همایش با این برنامه‌ریزی‌ها و تعاملات مداوم، در تلاش است تا تجربه‌ای به یادماندنی و رضایت‌بخش را برای مهمانان و سخنرانان عزیز فراهم آورد و سطح کیفی برگزاری همایش را به بالاترین استانداردها ارتقا دهد.